Jak zarządzać obiegiem faktur, by przysłużył się naszej firmie? Trzeba go unowocześnić!

Przedsiębiorstwa wykorzystujące tradycyjny obieg faktur muszą zastąpić go skanowaniem i elektronicznym obiegiem. To świetny pomysł dla każdej firmy, gdyż zapewnia spore oszczędności i mniejszą liczbę popełnianych błędów w czasie rozliczeń tych dokumentów.

Taki elektroniczny obieg faktur to przede wszystkim oszczędności. Pierwsze z nich można już dostrzec w firmach, które dostają od pięciu tysięcy takich dokumentów wzwyż co roku. Tego typu zamiana obiegu papierowego na elektroniczny daje pożytek każdemu z sektorów firm, jakie zdecydowały się na ten proces. To bez wątpienia skrócenie czasu oraz pomniejszenie kosztów obsługi faktur, jest tozmniejszenie pracy manualnej oraz obniżenie liczby błędów – . Dzięki takiemu systemowi posiadamy pełny wgląd do informacji na temat uczestników procesu.

faktura na papierze

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com

Wdrożenie tego typu innowacji do skanowania i elektronicznego obiegu faktury jest całkiem akceptowalne przez urząd skarbowy. W razie kontroli możemy szybko znaleźć konkretne faktury w komputerze i wydrukować jej skan. Mało tego, powiązanie skanu faktury, najczęściej poprzez kod kreskowy z oryginalną wersją w formie papierowej, znacznie przyspiesza poszukiwanie faktury w archiwum tradycyjnym. Dosyć ważnym czynnikiem jest uzyskanie kontroli na dużą ilością faktur, jakie przychodzą do firmy, a jednocześnie zarządzania związanymi z nimi dokumentami. To sprawia, że możliwa jest dobra koordynacja przepływu tych dokumentów między pracownikami. Bardzo przydatne narzędzia tworzenia raportów i robienia statystyk umożliwiają na analizowanie procesów akceptacji faktur za pomocą różnorodnych kryteriów.

faktura elektroniczna

Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com

Wciąż rosnąca rzesza przedsiębiorstw wdraża właśnie takie rozwiązania, gdyż są niesamowicie pomocne i nie pozostawiają wątpliwości, co do wpływu na wszystkie działy w firmie. Pamiętać bowiem należy, że czasem najgorsze co się może stać w firmie to za duża biurokracja, w której trudno nam się połapać. Taka firma nie korzysta ze swojego potencjału, ponieważ jest hamowana przez przesadną ilość czynności, jakie biorą się z tradycyjnego rządzenia przedsiębiorstwem. Jeśli chcemy unowocześnić firmę powinniśmy zacząć od skorzystania z elektronicznego obiegu faktur – .